Wat is een intranet?
Een intranet is een besloten informatieplatform voor je organisatie. Hier kan men kennis delen en bestanden opslaan en bewerken. Voorbeelden van bestanden die vaak op het intranet zijn te vinden zijn notulen, agenda’s, processen, administratie en werkwijzen. Medewerkers kunnen samenwerken in- en aan deze documenten.
Wellicht heb je de term social intranet wel eens voorbij horen komen. Een traditioneel intranet voorzag een organisatie over het algemeen top-down van informatie. Bij een social intranet is geen sprake van eenrichtingsverkeer. Hierbij kunnen medewerkers reageren op nieuws, zelf nieuws plaatsen en samenwerken in teams. Zo’n ‘social intranet’ zien wij als de huidige standaard van het intranet.
Wie is de doelgroep?
Het is van belang om de doelgroep te definiëren en deze vanaf het begin bij het proces te betrekken. Denk wanneer je bij een grote organisatie werkt (of hier eigenaar van bent) dus niet alleen aan de voor de hand liggende personen met IT affiniteit uit afdelingen als HR, Communicatie en IT. Zorg ervoor dat je medewerkers uit alle lagen en van alle afdelingen uit de organisatie betrekt. Je zou bijvoorbeeld met ambassadeurs kunnen werken. Zorg er voor dat deze voldoende tijd krijgen om hun bijdrage te kunnen leveren en laat zien dat er echt iets gebeurt met de input die ze geven. Door de doelgroep te definieren en ze te betrekken ontdek je wat de wensen en behoeften van deze doelgroep zijn. Dit is van belang voor het succes van het opzetten van een intranet omgeving.
Wat moet er allemaal in de omgeving komen?
Om inzichtelijk te krijgen welke informatie allemaal in de omgeving getoond moet worden kun je starten met een brainstormsessie. In deze sessie kun je samen met de eerder vastgestelde stakeholders uit je doelgroep bijvoorbeeld een mindmap maken. De uitkomsten van deze brainstormsessie kunnen je helpen bij het opstellen van een Programma van Eisen. Hierin leg je vast aan welke eisen de intranetomgeving moet voldoen. In dit Programma van Eisen kun je een onderscheid maken tussen functionaliteiten en technische specificaties.
Kies je leverancier en product
Wanneer duidelijk is aan welke eisen je toekomstige intranetomgeving moet voldoen is het zaak om een leverancier en product te kiezen. Wanneer je al een product afneemt en dus al aan software vast zit is het zaak om te kijken of deze aan je eisen voldoet.
Om een leverancier en product te kiezen kun je starten met het opvragen van informatie. Zo kun je zien in hoeverre dit overeenkomt met je eisen. Een logische vervolgstap zou zijn om de potentiële leveranciers te vragen om een Proof of Concept. Dit is een proefomgeving waarin je het product kunt testen. Dit testen kun je doen door van te voren een lijst met scenario’s op te stellen om te testen of de software in staat is om de taken in deze scenario’s succesvol uit te voeren. Vraag hiernaast naar referenties en wat de leverancier aan doorontwikkelen van het product doet.
Bepaal de structuur
Om de structuur van het intranet te bepalen kun je de card sorting methode inzetten. Dit doe je door samen met een kleine groep gebruikers “kaarten” te maken. Op deze kaarten kun je trefwoorden van alle belangrijke stukken informatie die op het intranet moeten komen opschrijven. Dit kan bijvoorbeeld met post-its worden gedaan. Wanneer het om een groter bedrijf met meerdere teams of afdelingen gaat kun je ook kaarten maken voor verschillende teams of afdelingen. Wanneer alle kaarten zijn gemaakt laat je de deelnemers aan de sessie de labels rangschikken op een voor hen logische manier. Boven aan een groep labels die bij elkaar horen kun je een label hangen.
Wanneer de card sorting is voltooid kan je aan de hand hiervan een sitemap maken. Als het goed is heeft de card sorting al geleid tot een helder beeld van de inhoud en de verschillende afdelingen. De sitemap is een soort plattegrond van de website, die start vanaf de homepage en laat zien hoe je vanaf daar bij de content op je intranet komt. In sommige gevallen kun je de resultaten van de card sorting grotendeels overnemen. In andere gevallen moet je soms delen van de card sorting in de sitemap dupliceren, per afdeling bijvoorbeeld. Bijvoorbeeld vanaf de homepage naar de verschillende afdelingen, en per afdeling teamdocumenten, vergaderstukken en een dashboard.
Machtigingen
Nu de structuur staat kun je bedenken welke machtigingen de gebruikers van het intranet krijgen. Krijgen gebruikers de rechten om bestanden enkel in te zien, mogen ze deze bewerken, mogen ze nieuwe onderdelen toevoegen aan de site of mogen ze bepaalde vertrouwelijke informatie juist niet zien?
Wanneer het intranet voor een kleine groep gebruikers is zullen de machtigingen niet zo complex zijn. Vaak mag iedereen dan de bestanden bewerken en zijn er 1 of 2 personen die de rol van sitemaster op zich nemen en verantwoordelijk zijn voor het beheer van de site. Wanneer het intranet voor een grote organisatie is kan de structuur complexer zijn. In dat geval kun je bij machtigingen het best met groepen machtigingen werken. Bijvoorbeeld machtigingen per team, project of afdeling. Per team of afdeling zou je dan weer een sub-sitemaster kunnen aanstellen voor het beheer van dat gedeelte binnen het intranet.
Bouw en livegang
Wanneer zowel de structuur staat als de machtigingen zijn vastgesteld zijn kan het intranet daadwerkelijk worden gebouwd en geïmplementeerd. Bedenk of de uitrol van de nieuwe intranet in fases doet of dat je direct voor de hele organisatie live gaat. Het faseren kan qua functionaliteiten of per afdeling. Het is het overwegen waard om klein te starten en het intranet in fases uit te rollen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van de Scrum methode. Zo kun je in korte sprints van maximaal 2 weken het intranet steeds verder uit te rollen.
Het belang van testen
Voor een intranet dat voldoet aan de wensen van de gebruikers en aan de doelen van de organisatie is het van belang om continu te testen. Al voor de keuze voor een leverancier en product kan een Proof of Concept worden getest. Vervolgens kan nog voor de livegang in een testomgeving al functionaliteiten worden getest. Tenslotte kunnen wanneer het intranet live is nieuwe functionaliteiten worden getest en kan er continu feedback worden verzameld van de gebruikers.
