Qu'est-ce qu'un Portail Intranet en 2023 ? 10 Avantages (2024)

Qu’est-ce qu’un portail intranet ?

Vous aimeriez savoir qu’est-ce qu’un site intranet ? Découvrez sans plus tarder la définition d’un portail intranet. Il s’agit d’un réseau privé utilisé par les employés pour communiquer et partager des informations. Plus sûr qu’Internet, il leur donne accès aux ressources et applications de l’organisation. La plateforme en ligne peut inclure des outils collaboratifs, agendas, annuaires, actualités, moteurs de recherche... Un serveur web est nécessaire pour la faire fonctionner.

Évolution des portails intranet depuis 20 ans

Au cours de ces dernières années, les portails intranet ont beaucoup évolué. À leurs débuts dans les années 90, ils remplissaient des fonctions de base, à l’image du stockage de données. Ils disposaient en tout et pour tout d’une page d’accueil et de quelques annonces internes.

Aujourd’hui, les anciennes versions ont laissé place à des plateformes modernes et interactives. Elles permettent un échange efficace et rapide des informations en interne.

Différences entre un portail intranet traditionnel et un portail intranet moderne

S’ils sont encore répandus dans les entreprises, les portails intranet traditionnels ne répondent plus aux attentes des salariés. Il faut dire qu’ils n’apportent pas de valeur ajoutée, au-delà de la communication statique descendante aux collaborateurs. Son objectif premier est d’informer, véhiculer les messages et valeurs de l’entreprise.

À l’inverse, le but du portail intranet moderne est d’engager les employés dans une expérience, le faire adhérer à la culture d’entreprise. Il encourage la collaboration, plutôt que la simple communication. Il apporte de multiples bénéfices :

• Accéder à toutes les informations clés à distance ;
• Favoriser le partage de connaissances ;
• Mettre à disposition les documents internes de l’entreprise ;
• Booster l’implication des salariés ;
• Offrir une expérience utilisateur (UX) agréable, intuitive et personnalisée.

L’accès au portail intranet d’entreprise

Vous vous demandez comment accéder à un portail intranet ? Cette plateforme reliée à Internet est accessible, n’importe quand, sur tous les supports : smartphones, tablettes, ordinateurs. Cela facilite le télétravail et le travail sur le terrain.

Des plateformes comme LumApps proposent une version mobile. Disponible sur Google Play et l’App Store, elle accompagne les collaborateurs en situation de mobilité. Où qu’ils soient, ils peuvent commenter des contenus, travailler sur des projets d’équipe, garder contact avec leurs collègues, etc. L’application mobile réunit toutes les fonctionnalités incontournables du portail intranet accessible depuis le site web.

LumApps, le portail intranet moderne :

Découvrez LumApps

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un portail intranet en 2023 ?

Découvrez les fonctionnalités phares du portail intranet, favorisant son adoption tout en motivant les collaborateurs à l’utiliser au quotidien.

1. Un portail RH

Une communication RH performante est essentielle pour créer une forte culture d’entreprise. Elle vous aide à tenir vos salariés informés, actifs et engagés. Vous leur donnez accès aux documents de référence des ressources humaines.

Sur le portail RH, il est possible de :

• Afficher les contacts RH ;
• Publier des actualités ;
• Préciser les dates importantes ;
• Répondre aux questions des employés dans une FAQ ;
• Poster des sondages ou enquêtes pour récolter les retours des collaborateurs ;
• Publier les offres d’emploi internes.

2. Une plateforme hébergée sur le Cloud

Les collaborateurs ont besoin d’une connexion sûre et sécurisée, peu importe où ils se trouvent. Un intranet basé sur le Cloud leur permet d’accéder en un clic aux outils et widgets dont ils ont besoin. Ce type de portail affiche un taux d’adoption plus fort, en comparaison avec les intranets hébergés sur un serveur local. La plateforme est aussi capable d’évoluer plus vite.

Les données sont stockées dans le Cloud, offrant une grande capacité de stockage, tout en évitant les risques de perte.

3. Une intégration aux suites collaboratives

Le portail intranet s’intègre bien à vos suites collaboratives existantes comme :

• Google Workspace (Gmail, Google Agenda, Google Meet, etc.) ;
• Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint, etc.)

Il est aussi possible d’intégrer des applications tierces : messageries, outils de sondage, planification des ressources humaines… Le portail intranet a la capacité d’embarquer des flux RSS. Ainsi, tout le monde est au courant des dernières actualités concernant le secteur d’activité.

4. Des communautés d’intérêts

Le portail intranet est une belle opportunité pour encourager le networking entre les collaborateurs. Il leur propose de se connecter à travers des intérêts personnels communs (passions, passe-temps, etc.)

Dans les communautés d’intérêts, ils peuvent partager, discuter avec leurs collègues, publier des photos, vidéos, liens ou textes. Ces lieux d’échange participent à la création d’une vie de bureau conviviale.

5. Un système de gestion de contenu (CMS)

Un portail intranet embarque un système de gestion de contenu (CMS) permettant de :

• Gérer les vidéos internes, sans compétence technique ;
• Profiter de templates prêts à l’emploi, parfaits pour créer en toute simplicité du contenu impactant.

Des tableaux de bord détaillés vous fournissent des informations pour optimiser en continu votre stratégie éditoriale. Vous bénéficiez d’un aperçu global sur l’utilisation de la plateforme intranet et de la consommation de contenu.

6. Un centre d’actualités

Grâce au centre d’actualités du portail intranet, transmettez la bonne information, aux bonnes personnes, au bon moment. Actualités, mises à jour internes, initiatives… Lors de leurs visites sur le News Center, les collaborateurs savent ce qu’il se passe dans l’entreprise. Intégrez du contenu riche pour démultiplier l’impact de votre communication : images, GIF, vidéos, questionnaires, sondages, etc.

L’avantage du portail intranet ? Vous avez la possibilité de diffuser des informations ciblées, en fonction des besoins de chaque salarié.

Quels sont les avantages d’un portail intranet moderne ?

Envie de savoir quel est l’avantage d’un portail intranet ? Il apporte des bénéfices aux entreprises comme aux employés.

1. Augmenter la productivité des salariés

En offrant de meilleures conditions de travail aux collaborateurs, ils sont naturellement plus productifs. Grâce à une organisation optimale et des outils efficaces, les équipes gèrent mieux les missions confiées. Elles n’ont plus besoin de se connecter à une multitude d’applications ou de rechercher des informations.

2. Centraliser les informations

Pour retrouver un contenu, une application ou un document, les salariés ne doivent pas parcourir leurs e-mails pendant des heures. Avec la centralisation des données, tout est stocké à un seul et même endroit. Cela améliore le processus de traitement et d’accès à l’information, en diminuant les risques d’erreurs humaines (double entrée, fautes de frappe, etc.).

3. Gagner un temps précieux

Grâce au portail intranet, les collaborateurs se concentrent sur les missions à forte valeur ajoutée. La plateforme les aide à automatiser des tâches et les processus. LumApps se connecte à des applications comme :

• Lucca ;
• Jira ;
• Okta ;
• Slack ;
• Workday ;
• Zapier ;
• Zoom.

Le portail intranet leur fait gagner du temps sur d’autres points. Il réduit le nombre de déplacements entre les sites de l’organisation. Il est aussi utile pour diminuer la durée des réunions et optimiser la recherche de documents.

4. Intégrer les nouvelles recrues

Avec un espace communautaire, les nouveaux talents sont mieux intégrés aux entreprises. Sur LumApps, l’Onboarding Center regroupe les contenus les plus importants pour les aider à s’approprier le savoir existant. Les nouveaux arrivants sont accompagnés à travers une série d’étapes destinées à les engager et les connecter. Avec des chemins d’acculturation transparents, vous réduisez le temps passé à intégrer les collaborateurs.

5. Améliorer les relations avec la hiérarchie

Dans les entreprises, il existe bien souvent un manque de communication entre la direction et les salariés. Parfois, les dirigeants prennent des décisions de manière arbitraire, sans consulter le personnel. Pourtant, leurs suggestions pourraient permettre de faire évoluer l’organisation.

Avec un portail intranet, la communication devient horizontale ou transversale. Il est plus simple d’interagir et partager ses opinions.

6. Profiter d’un outil multilingue

Pour communiquer avec l’ensemble des acteurs de votre entreprise, l’intranet doit être multilingue. Quelles que soient leur nationalité ou leur langue maternelle, les collaborateurs accèdent à des informations personnalisées.

Sur LumApps, 30 langues sont disponibles. Parfait pour aligner les organisations internationales, un système de traduction automatisée permet d’engager au maximum tous les salariés.

Exemples de portails intranet modernes

À travers des cas clients inspirants, découvrez des exemples de portails intranet de nouvelle génération.

1. La Digital Workplace Acorus

Premier exemple de portail intranet, l’implémentation d’une Digital Workplace est destinée à réunir 150 micro-entreprises. L’objectif ? Informer et garder le lien entre les membres d’une population mobile via un smartphone. L’entreprise spécialisée dans la rénovation d’actifs immobiliers s’est tournée vers LumApps pour développer une solution ouverte et collaborative. La plateforme intranet engage les employés à travers deux leviers :

• Le mobile, avec l’application et l’annuaire ;
• Les communautés : « Sourire partagé », « Vivre ensemble » et « Nouvel arrivant ».

Près de 93,2 % des utilisateurs sont actifs sur le portail intranet.

2. Galeries Lafayette : une Digital Workplace multi-dispositifs

Pour accompagner leur transformation digitale, le Groupe Galeries Lafayette recherche un nouvel outil pour :

• Informer tous les collaborateurs ;
• Accueillir, former les nouveaux arrivants ;
• Être 100 % autonome.

LumApps a conçu une plateforme d’information intégrant :

• Un magazine digital ;
• Un encart « satisfaction client » ;
• Une accessibilité via différents dispositifs ;
• La flexibilité dans l’accueil de nouvelles marques, avec la possibilité de personnaliser leur propre page.

En moyenne, 10 contenus sont publiés chaque semaine sur le portail intranet.

3. IDEX : une Digital Workplace mobile

Chaque jour, les fonctions support d’Idex sont confrontées à d’importants défis :

• La construction d’un groupe uni, partageant des valeurs communes ;
• La visibilité, l’attractivité et la fidélisation des salariés ;
• Une formation rapide et efficace pour garantir le bon déroulement des activités.

LumApps a repensé l’outil de communication interne pour créer une nouvelle Digital Workplace, mobile et agile.

Les collaborateurs sont mis à l’honneur grâce à la publication de focus sur des métiers, innovations ou compétences. Ils accèdent à des documents utiles, de type RH et IT. Les salariés sont accompagnés dans leurs fonctions à risque, grâce à des contenus santé et sécurité. Ils échangent sur les bonnes pratiques dans des espaces de partage. Sur les derniers 365 jours, le portail intranet compte 46 communautés, avec 1 067 posts.

4. Believe : un nouveau média interne du groupe

Lancé en 2020, Believe Insider a pour ambition de s’imposer comme un véritable hub de contenu interactif. Accessible sur ordinateur et mobile, il remplit trois grands objectifs :

• Partager les actualités de l’organisation via de nouveaux formats ;
• Encourager les Believers à échanger entre eux ;
• Simplifier l’accès aux informations pratiques.

La plateforme LumApps embarque une communauté « Music Room ». Chaque jour, les salariés découvrent une nouvelle musique Believe sur la page d’accueil du portail intranet. Les nouveaux arrivants sont présentés à travers une photo et un portrait express. Le temps de connexion moyen sur Believe Insider est supérieur à 6 minutes.

5. Gecina : construire un réel hub collaboratif

L’intranet traditionnel de Gecina, datant de 2015, ne répondait plus aux besoins actuels pour transmettre et accéder à l’information. En vue d’apporter de la nouveauté, la société d’investissem*nt immobilier souhaite centraliser les communications, éditorialiser les contenus et engager les collaborateurs.

En mars 2020, elle lance sa Digital Workplace Agora, un outil pour informer, partager, apprendre et travailler. Indispensable au quotidien, le portail intranet est intégré avec Microsoft 365. L’intégralité des collaborateurs s’y est connectée au minimum une fois. La durée moyenne de la session est de 3 minutes 30.

Un portail intranet est une solution à la fois sociale, collaborative et corporate. Il est en premier lieu un réseau social qui parle aux collaborateurs, un outil qu’ils vont adopter, utiliser et apprécier rapidement. Une plateforme intranet encourage la communication au sein de vos équipes et entre les services. Enfin, le portail rend la communication corporate utile et attrayante pour les salariés. Doté d’une superbe interface utilisateur, il offre une expérience intuitive, à la portée de tous. Pour un écosystème digital unifié, intégrez le portail intranet avec les applications quotidiennes de collaboration.